Rosnąca liczba zamówień jest dla firmy dobrą wiadomością, ale jednocześnie tworzy nowe problemy operacyjne. Im więcej kanałów sprzedaży, magazynów, punktów odbioru i przewoźników, tym trudniej kontrolować cały proces za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, wiadomości e-mail oraz niezależnych programów.

Klient oczekuje dziś nie tylko szybkiej dostawy. Chce również wiedzieć, czy produkt jest dostępny, kiedy zostanie wysłany i na jakim etapie znajduje się realizacja zamówienia. Aby spełnić te oczekiwania, przedsiębiorstwo musi sprawnie wymieniać dane pomiędzy sklepem internetowym, magazynem, systemem księgowym i firmą kurierską.

Właśnie w tym miejscu zastosowanie znajduje system zarządzania zamówieniami, określany również skrótem OMS, czyli Order Management System.

Czym jest system zarządzania zamówieniami?

System zarządzania zamówieniami to rozwiązanie informatyczne, które pomaga kontrolować cały proces realizacji zakupu – od momentu złożenia zamówienia przez klienta aż do dostarczenia produktu lub obsługi zwrotu.

OMS może pobierać zamówienia z różnych źródeł, na przykład ze sklepu internetowego, platform marketplace, aplikacji mobilnej albo punktu sprzedaży stacjonarnej. Następnie system analizuje dostępność produktów i przekazuje odpowiednie informacje do magazynu, operatora logistycznego lub firmy kurierskiej.

Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi zarządzać każdym kanałem sprzedaży oddzielnie. Najważniejsze informacje trafiają do jednego środowiska, w którym można kontrolować status zamówień i reagować na ewentualne problemy.

Jak działa system zarządzania zamówieniami?

Proces rozpoczyna się w chwili, gdy klient składa zamówienie. System OMS odbiera informacje dotyczące wybranych produktów, sposobu płatności, adresu dostawy i preferowanej metody odbioru.

Następnie może automatycznie ustalić:

• gdzie znajduje się zamówiony produkt,
• który magazyn powinien zrealizować zamówienie,
• czy przesyłkę można skompletować w jednym miejscu,
• jakiego przewoźnika należy wybrać,
• jaki jest aktualny status realizacji,
• czy klient powinien otrzymać dodatkowe powiadomienie.

Jeżeli firma posiada kilka magazynów lub sklepów stacjonarnych, system może wybrać lokalizację, która pozwoli zrealizować zamówienie najszybciej albo najtaniej. Ogranicza to konieczność ręcznego analizowania stanów magazynowych i podejmowania osobnej decyzji przy każdej transakcji.

Integracja z innymi systemami

OMS zazwyczaj nie działa w całkowitym oderwaniu od pozostałych narzędzi wykorzystywanych w firmie. Powinien wymieniać dane między innymi z:

• platformą e-commerce,
• systemem magazynowym WMS,
• systemem ERP,
• oprogramowaniem księgowym,
• narzędziami do obsługi płatności,
• systemami firm kurierskich,
• platformami marketplace.

Odpowiednia integracja pozwala ograniczyć ręczne przepisywanie danych. Zmniejsza również ryzyko, że pracownik wprowadzi niewłaściwy adres, wybierze nieodpowiedni magazyn albo przekaże klientowi nieaktualną informację.

Dlaczego samo oprogramowanie sklepu może nie wystarczyć?

W przypadku niewielkiego sklepu internetowego podstawowe funkcje platformy sprzedażowej mogą być wystarczające. Problem pojawia się wraz ze wzrostem skali działalności.

Firma może zacząć sprzedawać produkty przez kilka sklepów, platformy marketplace i punkty stacjonarne. Jednocześnie towar może znajdować się w różnych magazynach, centrach logistycznych lub lokalnych punktach odbioru.

W takiej sytuacji zwykły panel sklepu internetowego nie zawsze daje pełny obraz procesu. Pokazuje, że zamówienie zostało złożone, ale niekoniecznie potrafi automatycznie zdecydować, skąd powinien zostać wysłany produkt i jak połączyć dane pochodzące z wielu lokalizacji.

System OMS tworzy warstwę, która koordynuje te elementy i pozwala zarządzać realizacją zamówień w bardziej uporządkowany sposób.

Najważniejsze korzyści z wdrożenia systemu OMS

Szybsza realizacja zamówień

Automatyzacja wyboru magazynu i sposobu dostawy może skrócić czas potrzebny na przekazanie zamówienia do realizacji. Pracownik nie musi ręcznie sprawdzać dostępności produktu w kilku systemach.

Mniejsza liczba błędów

Dane o zamówieniu są przekazywane automatycznie pomiędzy zintegrowanymi narzędziami. Ogranicza to ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego kopiowania informacji.

Lepsza kontrola stanów magazynowych

Firma może uzyskać bardziej aktualny obraz dostępności produktów w różnych lokalizacjach. Jest to szczególnie ważne w sprzedaży wielokanałowej, gdzie ten sam produkt może być oferowany jednocześnie w kilku miejscach.

Sprawniejsza obsługa klienta

Pracownik działu obsługi może szybciej sprawdzić, co dzieje się z konkretnym zamówieniem. Klient otrzymuje dokładniejsze informacje bez konieczności oczekiwania na odpowiedź z magazynu lub firmy kurierskiej.

Łatwiejsze skalowanie działalności

Ręczna obsługa może działać przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie, ale staje się problematyczna przy większym wolumenie. OMS pozwala zwiększać liczbę transakcji bez proporcjonalnego zwiększania liczby osób zajmujących się administracją zamówień.

OMS w sprzedaży wielokanałowej

Współczesny klient może rozpocząć zakup w jednym kanale, a zakończyć go w innym. Może zamówić produkt online, odebrać go w sklepie stacjonarnym, a następnie dokonać zwrotu w innym punkcie.

Takie modele sprzedaży wymagają sprawnej synchronizacji danych. System powinien rozpoznawać, gdzie znajduje się produkt, jaki jest status płatności i które miejsce może obsłużyć wydanie lub zwrot towaru.

Dobrze wdrożony OMS pomaga połączyć poszczególne kanały w jeden proces. Dzięki temu klient nie musi odczuwać, że sklep internetowy, magazyn i placówka stacjonarna funkcjonują jako całkowicie oddzielne jednostki.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu zarządzania zamówieniami?

Przed wdrożeniem warto dokładnie przeanalizować sposób działania przedsiębiorstwa. Nie każda firma potrzebuje identycznych funkcji.

Znaczenie mogą mieć przede wszystkim:

1. Liczba obsługiwanych kanałów sprzedaży.
2. Liczba magazynów i punktów odbioru.
3. Możliwość integracji z używanym systemem ERP i WMS.
4. Obsługa różnych przewoźników.
5. Automatyczne reguły wyboru miejsca realizacji.
6. Dostęp do aktualnych statusów zamówień.
7. Możliwość obsługi zwrotów i anulowania transakcji.
8. Skalowalność rozwiązania wraz ze wzrostem sprzedaży.

Warto również sprawdzić, czy system można dostosować do procesów działających już w organizacji. Gotowe rozwiązanie nie zawsze będzie odpowiednie dla przedsiębiorstwa posiadającego nietypową strukturę logistyczną lub rozbudowaną sieć dystrybucji.

Jednym z rozwiązań przeznaczonych do automatyzacji i koordynacji procesów realizacji zamówień jest Order management system oferowany przez UIS. System może pełnić rolę warstwy łączącej kanały sprzedaży, magazyny, dostawy i pozostałe narzędzia wykorzystywane w przedsiębiorstwie.

Czy system OMS jest potrzebny każdej firmie?

Nie każda organizacja musi od razu inwestować w rozbudowany system zarządzania zamówieniami. Mały sklep obsługujący niewielką liczbę transakcji z jednego magazynu może przez długi czas korzystać z podstawowych funkcji platformy e-commerce.

OMS staje się szczególnie przydatny, gdy:

• firma sprzedaje w kilku kanałach,
• zamówienia są realizowane z różnych lokalizacji,
• liczba transakcji szybko rośnie,
• pracownicy często przepisują dane ręcznie,
• klienci zgłaszają problemy z informacjami o dostawie,
• trudno ustalić rzeczywistą dostępność produktów,
• przedsiębiorstwo planuje dalszą automatyzację logistyki.

Wdrożenie powinno być poprzedzone analizą procesów. Sam zakup oprogramowania nie rozwiąże wszystkich problemów, jeżeli dane w systemach są nieaktualne albo zasady realizacji zamówień nie zostały jasno określone.

Wnioski

System zarządzania zamówieniami pomaga połączyć sprzedaż, magazyn, logistykę i obsługę klienta w jeden uporządkowany proces. Automatyzuje przepływ informacji, ułatwia wybór miejsca realizacji i pozwala szybciej reagować na problemy.

Największe znaczenie ma w firmach prowadzących sprzedaż wielokanałową lub korzystających z wielu magazynów i przewoźników. W takich organizacjach ręczna koordynacja zamówień szybko staje się kosztowna i podatna na błędy.

Dobrze dobrany OMS nie jest wyłącznie narzędziem do rejestrowania transakcji. Może stać się centralnym elementem infrastruktury technologicznej odpowiedzialnej za sprawną realizację zamówień i jakość doświadczenia klienta.