Wdrożenie ERP jest jedną z większych decyzji inwestycyjnych w firmie, dlatego zarządzający oczekują twardych danych potwierdzających opłacalność projektu. Aby przedstawić wiarygodny biznesowy argument, potrzebna jest analiza ROI oparta na pełnym zestawie kosztów i wymiernych korzyści. Ten przewodnik pokazuje, w jaki sposób przygotować taką kalkulację dla SAP Cloud i uniknąć typowych błędów.

Dlaczego precyzyjna kalkulacja ROI decyduje o sukcesie inwestycji w SAP Cloud ERP?

Przejrzysta analiza finansowa ułatwia podjęcie decyzji oraz wskazuje, w jakim stopniu system może zwiększyć wydajność organizacji. ROI pomaga określić, czy SAP Cloud stanie się narzędziem wspierającym rozwój, czy wyłącznie kosztem technologicznym. Właśnie dlatego warto skupić się na metodach, które pozwalają obiektywnie zmierzyć wyniki projektu.

Krok 1: Oblicz Całkowity Koszt Własności (TCO) – uwzględnij także koszty ukryte

Pierwszy etap polega na zebraniu pełnych informacji o kosztach, które pojawiają się zarówno przed startem projektu, jak i w czasie jego utrzymania. Kompletny TCO obejmuje elementy widoczne w umowie licencyjnej, ale też wydatki wewnętrzne, które łatwo przeoczyć.

Koszty bezpośrednie (łatwe do zidentyfikowania)

Do kosztów bezpośrednich zalicza się wszystkie elementy widoczne w umowach i cennikach związanych z wdrożeniem. Będzie to:

• subskrypcja SAP S/4HANA Cloud obejmująca licencje dla użytkowników,
• usługi partnera wdrożeniowego,
• szkolenia przygotowujące zespoły do pracy w systemie,
• działania związane z migracją danych oraz konfiguracją środowiska.

Koszty ukryte i pośrednie

Koszty ukryte to wydatki, które pojawiają się w trakcie projektu i wymagają ujęcia w pełnym TCO, czyli:

• zaangażowanie pracowników uczestniczących w analizach, testach i dokumentacji,
• integracje z systemami funkcjonującymi w organizacji,
• opłaty za utrzymanie i wsparcie po uruchomieniu systemu,
• przejściowe obniżenie wydajności w początkowej fazie korzystania z nowego narzędzia.

Krok 2: Oszacuj korzyści — finansowe i operacyjne

Drugi krok polega na wskazaniu obszarów, w których firma zyska na automatyzacji, lepszym przepływie informacji i stabilności procesów. Dzięki temu można przeliczyć zmiany organizacyjne na konkretne wartości liczbowe.

Korzyści finansowe (łatwe do zmierzenia)

Korzyści finansowe dotyczą obszarów, w których można bezpośrednio wykazać oszczędności lub wzrost wartości:

• redukcja kosztów administracyjnych dzięki automatyzacji,
• mniejsze wydatki związane z obsługą zamówień,
• optymalizacja zapasów magazynowych,
• szybsze fakturowanie i poprawa cash flow,
• sprawniejsza windykacja i krótszy cykl odzyskiwania należności.

Korzyści operacyjne (warto przeliczyć na pieniądze)

Korzyści operacyjne pokazują, jak system wspiera stabilność procesów i produktywność zespołów:

• wzrost efektywności pracy dzięki automatyzacji i standaryzacji,
• zmniejszenie liczby błędów oraz ograniczenie kosztów ich poprawy,
• szybszy dostęp do danych umożliwiający podejmowanie trafniejszych decyzji,
• uporządkowanie procesów i eliminacja opóźnień,
• lepsza współpraca między działami dzięki wspólnemu środowisku danych.

Krok 3: Oblicz ROI — wzór i praktyczny przykład

Po zestawieniu kosztów i korzyści można przejść do obliczeń, które wskażą, w którym momencie inwestycja zacznie się zwracać. Pomaga to ocenić, czy wdrożenie spełnia oczekiwania biznesowe.

Wzór na ROI

ROI = (Korzyści – Koszty) / Koszty × 100%

Przykład kalkulacji dla firmy średniej wielkości

ROI = (1 900 000 zł – 1 800 000 zł) / 1 800 000 zł × 100% = 5.56%

Krok 4: Jak skutecznie przedstawić kalkulację ROI zarządowi?

Ostatni etap polega na zaprezentowaniu wyników w sposób, który jasno pokazuje wpływ projektu na funkcjonowanie firmy. Zarząd oczekuje konkretów: przewidywanego zwrotu, ograniczenia ryzyka oraz korzyści, które przełożą się na stabilniejszą pracę zespołów.

Warto przedstawić przewidywany okres zwrotu, efekty dla procesów operacyjnych oraz oszczędności w najważniejszych obszarach. Dobrym uzupełnieniem jest opis, jak SAP Cloud wzmacnia możliwości rozwoju dzięki skalowalności, automatyzacji i uporządkowaniu kluczowych działań.

Podsumowanie: Od teorii do praktyki

Pełna kalkulacja ROI dla SAP Cloud ERP wymaga spojrzenia na projekt z perspektywy finansowej i operacyjnej. Najpierw należy określić wszystkie koszty, także te mniej widoczne, następnie przełożyć korzyści na wartości liczbowe i dopiero wtedy obliczyć zwrot z inwestycji. Takie podejście pozwala przygotować argumentację opartą na twardych danych, co zwiększa szansę na akceptację projektu i ułatwia planowanie jego dalszych etapów.

Chcesz wykonać własne obliczenia? Pobierz gotowy szablon

Przygotowaliśmy materiał, który znacząco skraca czas pracy nad kalkulacją ROI. Znajdziesz w nim wszystkie kategorie kosztów oraz korzyści opisane w przewodniku, dzięki czemu szybko przejdziesz od teorii do konkretnych wyliczeń.

Pobierz darmowy szablon kalkulacji ROI w Exceli wprowadź własne dane, aby uzyskać wstępny zwrot z inwestycji w kilka minut.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu analizy dla swojej firmy, możesz umówić się na bezpłatną konsultację z ekspertem SAP Cloud ERP, który pomoże przeprowadzić pełny proces krok po kroku.

Źródła:

1. M. Podgórska, T. Tarnowski, ERP implementation and project success, „Management Systems in Production Engineering”, Politechnika Śląska, 2024. Dostęp online:
   https://managementpapers.polsl.pl/wp-content/uploads/2024/02/189-Podg%C3%B3rska-Tarnowski.pdf
2. R. Jaiswal, Cloud ERP vs. On-Premise QAD ERP: A Cost-Benefit Analysis for Mid-Sized Manufacturers, „Journal of Engineering Research and Sciences”, vol. 4, nr 7, 2025. Dostęp online (SSRN):
   https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=5366583